„Наши администратори су спасоносне линије које нам дају наше најважније информације и држе наше одговорности и ресурсе координираним“, каже Марц Вригхт, оснивач и директор Мартинез & Вригхт Хомеовнерсхип Партнерс у Лос Анђелесу. 'Ако нам дају поруке које су нејасне или нетачне, завршићемо као туђи ручак.'


Пошто је е -пошта преферирани начин пословне комуникације и повећана одговорност на административним помоћницима, добре способности писања неопходне су за ефикасне, продуктивне и вредне запослене.

'У овим такмичарским временима, сви морају бити у могућности да размењују информације брзо и са потпуном тачношћу', каже Вригхт. Пошто запослени у компанији увелико користе е -пошту и тренутне поруке, ефикасна писмена комуникација је од суштинског значаја.

„Ако [наши администратори] нису у контакту са комуникацијом са спољним странама, изложиће нас правним радњама или угрозити нашу преговарачку позицију“, каже он. 'Могло би се рећи да живимо и умиремо по две ствари: подршци наших администратора и брзини и тачности писане комуникације сваког члана нашег тима.'

Пратите ове савете да бисте били сигурни да имате ствари за „писање“Стеве Пеха, тренер писања са седиштем у Цхапел Хиллу, Северна Каролина:


  • Користите десни фонт:Већина подразумеваних фонтова, попут Тимес -а и Ариал -а, тешко се читају на екрану. „Можете да смањите пропуштене грешке у куцању преласком на Вердана“, предлаже Пеха. 'Посебно је дизајниран за читање на рачунарском монитору.' Ако ваша компанија захтева одређени фонт, саставите текст у Вердани, а затим промените фонтове непосредно пре штампања.

  • Нека то буде лично:„Пословно писање сада изгледа много лежерније захваљујући е -пошти“, каже Аллисон Хеартингер, бивша извршна помоћница у Далласу. „Чак су и моји званични мејлови увек изгледали брбљавији од некадашњих званичних писама. Увек сам ишао том фином линијом између тога да будем превише лежеран - или превише строг. '

    Да би се уверили да не грешите ни са једне стране једначине, Пеха предлаже да замислите како би било читати ваше документе и размислити да ли бисте ви (или особа за коју пишете) заиста изговорили те речи. „Многи људи погрешно верују да пословна комуникација треба да буде безлична“, каже Пеха. 'Али то је рецепт ако се не чита.'

  • Прочитајте и пожњејте:Чини се очигледним, али већина људи не лекторује своје е -поруке и због тога можете изгледати лењи. Недостајуће речи и грешке у куцању лак су изговор за људе да вас не схвате озбиљно.

    „Читајте своје дело наглас“, саветује Пеха. „Нећете само ухватити правописне грешке и граматичке грешке, већ ћете моћи да утврдите да ли је тон на мети.

    САВЕТ ЗА БОНУС: Провера правописа није ваш пријатељ. На пример, прескочиће право преко хомонима. Ослоните се на то на сопствену одговорност.

  • Избегавајте хакерски пословни говор:'Изразне фразе попут' коме се то може односити 'и' лскуо; на шта нам је скренута пажња 'су искључења, јер психолошки желимо читати материјале који се на нас односе', напомиње Пеха. 'Овакве фразе обично шаљу безличну поруку.' Ако користите ове термине, одбаците их. Често ћете открити да можете написати целу реченицу без фразе.

    БОНУС САВЕТ: Често пишемо дуго док формално пишемо, али је лакше разумјети краће реченице. Ако ваша реченица има више од три дела или 20 речи, вероватно ћете је смањити.

  • Олакшајте читање:Вилл Геттер мора да напише много кратких информација за менаџере пројеката у ИДЕО -у у Пало Алту у Калифорнији. „Обично им је време веома ограничено, па што су моје е -поруке сажетије, потпуније, јасније и свеобухватније, биће обавештеније“, каже он.

    То је добра стратегија. „Већина људи не чита пословне документе на исти начин на који читају књиге - они ће их скинути“, каже Пеха. 'Дакле, наслови, ознаке, бројеви и други начини означавања садржаја чланка чине вероватнијим читање ваших информација.'

Док комуницирате на послу, следите ове савете. Не само да ће вам помоћи да направите ефикасније документе - већ ће вам и повећати шансе за професионални успех.

За више информација и савета који ће вам помоћи да унапредите своју административну каријеру, погледајте све наше савете за административне стручњаке.